Neues Jahr, neue Vorsätze – Wer kennt das nicht? Ausmisten, aufräumen, klären, sortieren, planen, organisieren, Chaos beseitigen, optimieren, …

Die Organisation von Arbeitsabläufen ist ein großes Thema für viele Beschäftigte. Das Ziel ist eine effektive und effiziente Organisation des Arbeitsalltags. Die Gestaltung des Arbeitsalltages umfasst die Art und den Umfang der Arbeitsaufgaben sowie die Arbeitsbedingungen. Die bestmögliche Nutzung der verfügbaren Mittel und Fähigkeiten zur Bewältigung des Arbeitsaufwandes stehen hier im Vordergrund.

Die Umsetzung all Ihrer Themen wird nicht funktionieren ohne einen strukturierten Plan. Es ist von Vorteil die Planung schriftlich festzuhalten: Sie können Ihre Aufgaben und die erforderliche Zeit visualisieren, um Ihre eigenen Vorgaben besser einzuhalten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie bereits alle Informationen im Kopf haben. Am Arbeitsplatz fallen zum Jahresbeginn so viele Aufgaben an, die bearbeitet werden müssen. Wir helfen dabei, wie Sie, ohne in Stress zu verfallen, alles organisieren und geordnet abarbeiten können.

Sie legen den Grundstein für Ihren Erfolg

Im digitalen Wandel ist die Fähigkeit, sich auch in schwierigen Situationen zu organisieren, entscheidend für den Erfolg. Der Wandel bietet sowohl viele Chancen als auch viele Risiken: Der grundlegende Paradigmenwechsel weckt Ängste und fordert uns auf, neue Fähigkeiten zu erlernen. Wir möchten aufzeigen wie Sie diese Probleme angehen können.

Wir Menschen gehen leider immer wieder den Weg des geringsten Widerstandes. Es ist wichtig sicherzustellen, dass dieser Weg zu positiven Ergebnissen oder Gewohnheiten führt. Die Lösung ist strukturiertes Zeitmanagement. Das Ziel besteht darin, die Arbeit so zu planen, dass es keine Zeitknappheit gibt. Vielfach liegt das Problem nicht darin, dass nicht ausreichend Zeit eingeplant wurde, sondern dass die vorhandene Zeit nicht effizient genutzt wird.

Das sind unsere 20 Tipps, die Ihnen dabei helfen Ordnung ins Chaos zu bringen

1. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

   Ob digital oder nicht, organisieren Sie sich und Ihren Arbeitsplatz. Ihr Emailpostfach sollte geordnet sein, genauso wie Ihr Postkorb für alle Briefe auf Ihrem Schreibtisch. Ihr Desktop und Dokumentenmanagement muss strukturiert und benannt sein, genauso wie Ihr Ordnersystem im Büroschrank. Beschriften Sie alles korrekt um Chaos zu vermeiden. Notizen können in einem Tool aufbewahrt, weiter verfasst und geteilt werden (abfotografieren und digital ablegen falls es handschriftliche Notizen sind).

2. Bringen Sie Ordnung auf Ihren Schreibtisch

   Es ist erstaunlich, wie viele Menschen Zeit damit verbringen, Dokumente und Notizen zu suchen. Räumen Sie am besten jeden Abend Ihren Schreibtisch auf, das dauert normalerweise nur wenige Minuten pro Tag. Ihre Suchzeit für den nächsten Arbeitstag verringert sich so erheblich.

3. Schaffen Sie sich eine gute Arbeitsatmosphäre

   Es ist klar, dass Sie regelmäßig lüften sollten, denn es ist wahr, dass die Sauerstoffzufuhr direkt – und für die Belegschaft häufig unbewusst – darüber bestimmt, wie wohl sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlen. Zusätzlich können Pflanzen im Büro drei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zunächst einmal verschönern sie jeden Raum optisch, zweitens reduzieren sie typischen Bürolärm und drittens wirken sie sich positiv auf das Klima des Raumes aus.

4. Sie benötigen Tools, Hilfsmittel und Ablagesysteme

   Es gibt zahlreiche Tools, die Sie zur Visualisierung Ihrer neuen Schreibtischordnung im Büro nutzen können. Je nach Arbeitgeber müssen Sie nicht komplett digital arbeiten: Stehsammler, Ablagefächer/Ablagekörbe, Hängemappen, verschiedenfarbige Aktenfolien oder Mappen können genutzt werden. Denken Sie darüber nach, welches Werkzeug für Ihre Situation am besten geeignet ist. Man kann auch die verschiedenen Optionen kombinieren. Nicht nur digital sollte alles beschriftet sein, sondern auch die Mappen oder Ablagekörbe im Büro, damit Sie alles auf einen Blick finden können.

5. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben

   In der Regel gibt es mehr Arbeit zu erledigen, als man normalerweise erledigen kann. Ihr erster Schritt sollte sein, die Anzahl der Aufgaben zu verringern. Es gibt viele Aufgaben, die sich einfach streichen oder zusammenfassen lassen können. Dies funktioniert auch bei Aufgaben, die nicht bedeutend sind und nicht an einen Zeitplan gebunden sind. An oberster Stelle der Skala befinden sich natürlich Aufgaben, die „brennen“. Sie sind wichtig und dringend, weil sie zu einem nahen und festen Termin gehören. Es gibt aber auch Bereiche, in denen Aufgaben liegen, die keine feste Frist haben, aber dennoch von Bedeutung sind und erledigt werden müssen. Sie müssen unbedingt darauf achten, dass in diesem Schritt keine Aufgabe verloren geht und trotz Einteilung termingerecht bearbeitet werden.

6. Recherche und Brainstorming alleine oder auch zusammen

   Es kann nützlich sein, wenn eigene Ideen oder die einer kleinen Gruppe gesammelt werden. Das routinemäßige Brainstorming ist ein gutes Werkzeug dafür. Es sollte weniger darum gehen, ganze Prozesse zu überarbeiten, die viele Mitarbeiter betreffen und einen direkten Einfluss auf Projekte haben. Es können auch kleine Recherchen sein, in denen man Probleme angehen kann, bevor sie sich entwickeln. Es ist so möglich, Probleme viel früher und klüger zu lösen. Auch können Fragen geklärt werden, die das Arbeitsumfeld positiv beeinflussen.

7. Routinen entwickeln und einhalten

   Es ist wichtig, eine Routine zu entwickeln und tägliche und wöchentliche Abläufe gleich zu halten. Am Anfang ist es schwierig, aber nachdem Sie einige Tage oder Wochen in einem Rhythmus gearbeitet haben, werden Sie sich daran gewöhnen und produktiver sein.

8. Denken Sie an “Selfcare”, denn Pausen sind wichtig

   Sie benötigen Pausen, damit Sie sich erholen können. Es kann sonst zu Leistungseinbußen, Erschöpfung oder Kopfschmerzen kommen. Sie brauchen Platz für Inspiration und Zeit für kreative Phasen. Eine fünfminütige Pause jede Stunde ist ausreichend. Erinnern Sie sich regelmäßig an Ihre Pausen und machen sogar auch ein paar sportliche Einheiten. Danach werden Sie wieder fit und leistungsfähig sein.

9. Fehler dürfen und sollen passieren

   Es ist ein Fehler, sich seiner Fehler nicht bewusst zu sein und daraus zu lernen. Fehler passieren immer, wenn Menschen arbeiten, denn nichts ist menschlicher als Fehler zu machen. Da Fehler den Fortschritt fördern gibt es somit positive Auswirkungen: Nur wenn etwas schief läuft, wird versucht, alternative Wege zu finden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. So sind Fehler und Fortschritte gleichbedeutend. Falls in einem Unternehmen alles perfekt funktioniert, besteht kein Grund, nach Innovationen zu streben. Daher ist es wichtig, jeden Fehler als Chance zu betrachten, um zu lernen und weiter zu entwickeln.

10. Stehen Sie zu sich und Ihren Fähigkeiten

    Es ist keine Schande zu sagen, dass man etwas nicht kann oder auch einfach nicht möchte. Sagen Sie “Nein” zu Aufgaben, die Ihnen nicht liegen, Ihren Horizont übersteigen oder einfach zu viel sind. Setzen Sie Grenzen für sich und Ihre Umgebung. Niemanden im Unternehmen bringt es weiter, wenn Sie ausfallen durch Überlastung oder eigenen Stolz. Seien Sie ehrlich zu sich und Ihrer Umwelt und kommunizieren klar Ihre Go´s und No Go´s.

11. Das A und O des Zeitmanagements mit hilfreichen Techniken

    Erstellen Sie sich einen Zeitplan für Ihre gesamten Aufgaben. Dieser kann schriftlich oder digital erstellt werden. Bereiten Sie sich schon am Vortag auf den neuen Tag vor, damit dieser nicht planlos beginnt. Starten Sie Ihren Arbeitstag am besten mit den unangenehmen Aufgaben (´eat the frogˋ) und erledigen somit die größten Herausforderungen am Anfang des Tages. So arbeiten Sie motiviert weiter und sind effizient und haben keinen Zeitdruck für Ihre weiteren Deadlines.

12. Die Kunst sich selbst zu motivieren

    Zunächst ist es wichtig positiv gestimmt zu sein, denn Pessimismus wird Sie zu nichts motivieren. Neues wagen und schaffen lässt Sie zu höherem streben und verhilft zu neuen Denkanstößen. Bestimmen Sie selbst wie Sie arbeiten möchten und lassen Sie sich in kein Muster pressen. Feiern Sie Teilerfolge, denn der Weg ist das Ziel!

13. Ablenkungen sollten minimiert werden

    Im digitalen Zeitalter werden wir häufig überflutet von Nachrichten, Informationen, To Do´s privat und beruflich, uvm.. Setzen Sie im Arbeitsalltag ein “Digital-Detox” ein um sich auf Ihre Aufgaben zu fokussieren. Ablenkungen bringen Sie immer wieder raus aus Ihrem Workflow und bremsen Sie.

14. Disziplin ist in allen Bereichen des Lebens unumgänglich

    Nur durch beständige Disziplin können geplante Ziele erreicht werden. Dies gilt sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Disziplin führt zu mehr Struktur und diese Struktur braucht man um das System zu verbessern, das dann bestenfalls zu einer Erleichterung der Arbeit führt.

15. Setzen Sie sich Ziele

    Überlegen Sie sich kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele für Ihre Projekte. Kurzfristige Ziele sind Ziele, die Sie innerhalb weniger Wochen erreichen können. Mittelfristige Ziele können sich auf die kommenden zwölf Monate auswirken. Danach werden langfristige Ziele verfolgt. Es wird einfacher sein, sich für die Arbeit zu motivieren, wenn Sie Ihre Ziele fest vor Augen haben.

16. Besser telefonieren statt immer E-Mails zu schreiben

    Gehen Sie so Rückfragen aus dem Weg und kommunizieren Sie klar Ihr Anliegen. Die Verwendung des Telefons als direktes Kommunikationsmittel ist von großer Bedeutung, da es die Möglichkeit bietet, Vorgänge zu besprechen, Fragen sofort zu klären und Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesem Grund sollten Sie bei Problemen Ihre Gesprächspartner immer telefonisch kontaktieren und immer das Ziel haben, den Prozess endgültig abzuschließen.

17. Bitten Sie um Hilfe

    Sie müssen nicht alle Aufgaben alleine erledigen. Integrieren Sie so weit wie möglich die Menschen in Ihrer Umgebung in Ihre Abläufe. So kommen Sie eventuell auch an Informationen und Dokumente, die Sie alleine nicht beschaffen konnten oder auch nicht in der Geschwindigkeit.

18. Delegieren Sie Aufgaben

    Wenn Sie eine neue Aufgabe haben, sollten Sie zuerst überlegen: Könnte das nicht jemand anderes besser erledigen? Es gibt vielleicht Kollegen mit dem benötigten Expertenwissen. Natürlich können Aufgaben auch geteilt werden. Fragen Sie aktiv danach.

19. Behalten Sie den Überblick über Ihre Themen

    Kennen Sie Konferenzen, die keine Ergebnisse erzielen, Gespräche, die keine Themen beinhalten und widersprüchliche Anweisungen? Das ist unproduktive Arbeit. Es ist wichtig, sich sicher zu sein, dass Sie effektiv arbeiten. Gehen Sie jedem Thema so lange nach, bis Sie alles verstanden haben. Wenn Sie in Gesprächen etwas nicht verstanden haben, haken Sie nach. Damit erweitern Sie Ihr Wissen und niemand wird sich trauen, Ihnen Halbwissen oder fragwürdiges Wissen zu vermitteln.

20. Halten Sie Deadlines ein

    Deadlines werden von vielen als Stress wahrgenommen und daher kritisiert, aber Sie sollten nicht vorschnell gegen jede Deadline sein. Feste Zeitpläne können Ihnen helfen, sich selbst zu organisieren. Allerdings müssen Sie sich daran halten. Sie sollten am Anfang der Bearbeitung eine Frist festlegen, die Sie nicht verlängern möchten. Nur wenn jemand unter einem gewissen Druck steht, eine Aufgabe zu lösen, tut er dies mit der richtigen Energie. Ihr Chef muss diesen Druck jedoch gar nicht ausüben, Sie haben die Möglichkeit, dies auch selbst zu tun, indem Sie sich regelmäßig Zeitlimits für Ihre Aufgaben festlegen. Einfach den Wecker auf dem Handy stellen und los!

Schlechte Planung, ineffiziente Arbeitsmethoden und fehlende Priorisierung können Probleme verursachen. Mit den richtigen Techniken zum Zeitmanagement kann man schneller sein Ziel erreichen. Machen Sie sich selber nicht zu viel Druck. Es ist offensichtlich, dass es kaum ein Unternehmen auf der Welt gibt, das vollständig effizient ist. Versuchen Sie, die Tipps, die wir Ihnen empfehlen, auf sich selbst anzupassen und nur die umzusetzen, die für Sie relevant sind. Überzeugen Sie Ihr Team oder Ihre Kollegen von Ihrer neuen Organisation am Arbeitsplatz und demonstrieren Sie, dass die Arbeit nicht nur effektiver, sondern auch einfacher wird. Idealerweise reduzieren die neuen Strukturen nicht nur die Kosten, sondern verhindern auch Zeit- und Talentverschwendung.

Fazit

Sie sehen, wie einfach es ist, sich selber zu organisieren. Diese 20 Tipps werden Ihr Büro ordentlicher machen. Betrachten Sie es als einen Prozess. Es ist nicht erforderlich, dass Sie alles sofort umsetzen. Beginnen Sie mit drei Punkten. Im Laufe der Zeit treten immer wieder Höhen und Tiefen auf. Lassen Sie sich von den Tiefen nicht entmutigen, bleiben Sie dran und verbessern Sie schrittweise Ihre Büroorganisation. Die Ratschläge beinhalten häufig kleine, sehr einfache Dinge, die jedoch getan werden müssen. Beginnen Sie also sofort mit der Umsetzung und nehmen Sie die Ratschläge gerne an. Früher oder später werden Sie froh sein, heute begonnen zu haben!

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Team ReSus

Das Redaktionsteam von ReSus Consult veröffentlicht regelmäßig Beiträge rund um die wichtigen Themen in den Bereichen Personalberatung / Recruiting mit den Schwerpunkten Bau (Tiefbau / Hochbau), SHK Gebäudetechnik und Maschinenbau. Wir lassen Sie an unserer jahrelangen Erfahrung teilhaben und bringen Sie auf den aktuellsten Stand in der Branche. Verpassen Sie keinen potenziellen Kandidaten, keine interessanten Vakanzen und seien Sie über jede Messe informiert.

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